C'est la porte ouverte de l'entreprise, de l'hôpital, de l'entreprise, du magasin, de l'école

Ils sont à la fois l'image de marque, les adjoints des dirigeants, et la bonne oreille du client ou patient ou parent... La Province de Hainaut forme à l'Institut Jean Jaurès à Charleroi, des techniciens de bureau efficaces mais surtout prêts à adhérer aux valeurs du lieu où ils travaillent.

Le technicien de bureau, aussi appelé "secrétaire", est l’interface entre l’entreprise et l’extérieur. En effet, il est le premier interlocuteur de l'entreprise : il accueille les visiteurs et les renseigne. Il gère aussi les appels téléphoniques. En interne, cet employé administratif fait le lien entre la direction et son personnel. Il est d'ailleurs souvent considéré comme le "bras droit" du directeur. 

Grâce à sa maîtrise de l'informatique (logiciels de traitement de texte, de base de données, de comptabilité, de communication, de présentation, etc.), le technicien de bureau rédige des lettres, des mails et rapports divers sur base de notes dictées ou manuscrites. Il élabore des feuilles de calculs, vérifie des documents commerciaux, met sur pied des bases de données, réalise la mise en page de documents propres à certains événements, tient à jour l'agenda, etc. Il gère aussi tout le courrier entrant et sortant de l'entreprise. 

Le technicien de bureau peut également accomplir ses tâches quotidiennes en langues étrangères (gestion des appels téléphoniques, accueil en face à face, rédaction de documents, etc.).

Souvent, le technicien de bureau est en contact avec l'extérieur de l'entreprise : il s'occupe de certains aspects logistiques liés au bon fonctionnement du bureau (approvisionnement en matériel par exemple). Il est donc en relation avec les fournisseurs. Il organise des réunions de travail et contacte les différents participants, réserve les billets de transport si nécessaire, etc. 

En plus des connaissances propres au métier, pour exercer efficacement, le technicien de bureau doit faire preuve de nombreuses compétences et qualités telles que sens de l’organisation, précision, ordre, autonomie, initiative, rapidité, soin, bonne élocution, qualités relationnelles et communicationnelles, ponctualité, conscience professionnelle, etc.

De manière générale, le technicien de bureau assure la bonne exécution des tâches administratives mais veille également au bon déroulement des contacts tant au sein de l'entreprise qui l'emploie qu'avec l'extérieur. En fonction du domaine dans lequel il évolue, le travailleur pourra également se spécialiser en droit, en économie, etc.

Focus sur une formation

L’Institut Jean Jaurès propose l’option "technicien de bureau" de la quatrième à la sixième technique de qualification. Elle comporte des cours spécifiques de secrétariat-bureautique, de pratiques commerciales, de langues étrangères et des cours généraux tels que le français, les mathématiques, etc. Des stages en entreprise ont lieu en sixième année. Ils sont organisés durant l'année scolaire ce qui permet aux étudiants de se familiariser avec le monde du travail et de déjà y acquérir une petite expérience professionnelle. Les élèves ont la possibilité de faire leur stage en mobilité Erasmus +, c'esy-à-dire à l'étranger.

Au terme de leur cursus, les élèves de cette section accéderont au Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ainsi qu’au Certificat de Qualification du Technicien de Bureau. Ces deux diplômes leur permettront soit d’entrer dans la vie active (entreprises, fiduciaires, administrations publiques, associations, PME ou autres), soit de continuer leurs études dans l’enseignement supérieur.

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• 071 244 559 
• ijj@eduhainaut.be
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