Technicien de bureau: l'Institut Jean Jaurès à Charleroi est spécialiste!
L'accueil, c'est la porte d'entrée. Le technicien de bureau, aussi appelé "secrétaire", est l’interface entre l’entreprise et l’extérieur.
En effet, il est le premier interlocuteur de l'entreprise : il accueille les visiteurs et les renseigne. Il gère aussi les appels téléphoniques. En interne, cet employé administratif fait le lien entre la direction et son personnel. Il est d'ailleurs souvent considéré comme le "bras droit" du directeur.
Grâce à sa maîtrise de l'informatique (logiciels de traitement de texte, de base de données, de comptabilité, de communication, de présentation, etc.), le technicien de bureau rédige des lettres, des mails et rapports divers sur base de notes dictées ou manuscrites.
Il élabore des feuilles de calculs, vérifie des documents commerciaux, met sur pied des bases de données, réalise la mise en page de documents propres à certains événements, tient à jour l'agenda, etc. Il gère aussi tout le courrier entrant et sortant de l'entreprise. Le technicien de bureau peut également accomplir ses tâches quotidiennes en langues étrangères (gestion des appels téléphoniques, accueil en face à face, rédaction de documents, etc.).
Souvent, le technicien de bureau est en contact avec l'extérieur de l'entreprise : il s'occupe de certains aspects logistiques liés au bon fonctionnement du bureau (approvisionnement en matériel par exemple). Il est donc en relation avec les fournisseurs. Il organise des réunions de travail et contacte les différents participants, réserve les billets de transport si nécessaire, etc.
En plus des connaissances propres au métier, pour exercer efficacement, le technicien de bureau doit faire preuve de nombreuses compétences et qualités telles que sens de l’organisation, précision, ordre, autonomie, initiative, rapidité, soin, bonne élocution, qualités relationnelles et communicationnelles, ponctualité, conscience professionnelle, etc.
De manière générale, le technicien de bureau assure la bonne exécution des tâches administratives mais veille également au bon déroulement des contacts tant au sein de l'entreprise qui l'emploie qu'avec l'extérieur. En fonction du domaine dans lequel il évolue, le travailleur pourra également se spécialiser en droit, en économie, etc.
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